CONTENIDO
3. PRINCIPIOS
ESPECÍFICOS RELATIVOS A LA CONDUCTA DEL PERSONAL.
3.1 Reglas
para el Uso de la Fuerza
3.3 La Prohibición de la Tortura u otros Tratos o Penas
Crueles, Inhumanos o Degradantes.
3.4 La Explotación Sexual y el Abuso o la Violencia de Género
3.6 La Prohibición de la Esclavitud y el Trabajo Forzado
3.7 La Prohibición de las Peores Formas de Trabajo Infantil.
4. PRINCIPIOS
DEL PACTO MUNDIAL
6.3 Violencia
en el lugar de trabajo
6.4 Discriminación
a grupos LGTB
7. INFORMACIÓN
DE INQUIETUDES Y RECIBO DE ASESORÍA
9. ADMINISTRACIÓN
DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
9.1 Objetivos
del comité de convivencia
9.2 Integrantes
del Comité de Convivencia
9.3 Funciones
básicas del Comité:
9.4 El
Comité de Ética garantizará:
10. MANEJO DE LA INFORMACIÓN PRIVILEGIADA
11. PREVENCIÓN, CONTROL Y DETECCIÓN DE ACTIVIDADES ILÍCITAS
12. CUMPLIMIENTO
DE LAS LEYES Y DEMÁS DISPOSICIONES
13. SUPERVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA
INTRODUCCIÓN
ACON
SECURITY LTDA.,
tiene dentro de sus metas corporativas el fomentar al interior de la Compañía,
una cultura organizacional de unión y de trabajo honesto, que conlleve el
desarrollo de los trabajadores, contratistas y demás partes interesadas
asociados de negocio en el sostenimiento de la Empresa.
Se define como “ética” el comportamiento, la conducta y
el actuar del ser humano en cuanto al ser humano. Y como “moral” el aspecto
práctico y concreto, las normas establecidas o propuestas por seres humanos, o
por una sociedad y época histórica determinada. La ética es, pues, aquella
instancia desde la cual se establecen patrones de valoración y juicio acerca de
la forma como, de hecho”, se comporta el ser humano y, al mismo tiempo, la
instancia desde la cual formulamos principios y criterios acerca de cómo
debemos comportarnos y hacia dónde debemos dirigir nuestra acción.
Este documento tiene como objetivo definir el marco que
guía el comportamiento de todos los que somos en la organización la premisa
fundamental del cumplimiento de las leyes y las normas éticas de nuestro
negocio. El código de Ética y Conducta es una herramienta de trabajo del día a
día de nuestros colaboradores.
Conforme se entregó Instrucciones
para la prevención y el control del
lavado de activos y de la financiación del terrorismo en las organizaciones
del sector de la seguridad y
vigilancia privada Mediante la circular número 0465 DE 2017 emitida por
la Súper Intendencia de Vigilancia y seguridad privada.
1.
POLITICAS
BÁSICAS
Todos los colaboradores de la organización debemos
cumplir con las leyes, regulaciones y reglas de Colombia, así como el
reglamento interno de trabajo, el reglamento de Higiene y seguridad industrial
y las políticas internas de la empresa.
2.
PRINCIPIOS
ETICOS BÁSICOS
Los principios éticos son las creencias básicas desde las
cuales se rige el sistema de valores al que la persona o grupo se adscriben;
dichas creencias se presentan como postulados que el trabajador y el colectivo
asumen como normas rectoras que orientan sus actuaciones y que no son
susceptibles de trasgresión o negociación.
En ACON SECURITY
LTDA., reconocemos y actuamos bajo los siguientes principios éticos:
·
El principal capital de
la Compañía es su talento humano.
·
No existe ningún tipo de
discriminación en la selección del personal respecto a raza, color, género y
edad, cumpliendo con los perfiles establecidos para asegurar la calidad del
servicio
·
La labor que se
desempeña en la empresa se realiza siempre en procura del beneficio de la
sociedad.
·
Respetamos y nos
apegamos a los principios expresados en la Declaración Universal de los
Derechos Humanos y rechazamos cualquier acto de discriminación o cualquier
forma de acoso.
·
Mantenemos altos
estándares de conductas ambientalmente responsables en nuestro servicio y
manejamos los recursos de manera sustentable, apegados a todas las normativas
concernientes al ambiente.
·
Promovemos las prácticas
apegadas a la ética en los negocios conforme con las normativas y regulaciones
existentes que hacen completamente auditable y transparente nuestra
organización.
·
Protegemos y hacemos uso
responsable de la información para resguardar los derechos de la empresa, así
como los de nuestros clientes.
·
Evitamos conflictos de
interés con la compañía y mantenemos una clara distinción entre negocios
corporativos y privados.
·
Mantenemos estándares
éticos y legales con relación a regalos y entretenimiento.
·
Nos oponemos
completamente a cualquier organización, grupo o individuo que esté involucrado
en actividades fuera de la ley.
·
Nos abstenemos de
apoyar, patrocinar y difundir campañas de proselitismo político o religioso.
·
Nos apegamos a las más
reconocidas prácticas de seguridad, higiene y ambiente.
·
Establecemos relaciones
de confianza y transparencia con nuestros clientes.
·
En lo referente a la
Conducta, tenemos definidas unas normas que deben ser acatadas por todos los
colaboradores de la empresa.
3.
PRINCIPIOS
ESPECÍFICOS RELATIVOS A LA CONDUCTA DEL PERSONAL.
3.1
Conducta General
·
Tratar a todas las
personas, y se requerirá de su personal que trate a todas las personas, con
humanidad y con respeto a su dignidad y a su vida privada y denunciarán todo
incumplimiento de este Código.
3.2
Reglas para el Uso de la Fuerza
·
ACON SECURITY LTDA
adoptará las normas para el uso de la fuerza de conformidad con el derecho
aplicable y los requisitos mínimos que figuran en la sección sobre el empleo de
la fuerza en el presente Código, y acuerdan adoptar dichas normas con el
cliente.
3.3
El Uso de la Fuerza.
·
ACON SECURITY LTDA exigirá
que su personal adopte todas las medidas necesarias para evitar el uso de la
fuerza. Si fuera necesario el uso de la fuerza, ello se haría de conformidad
con la ley aplicable. En ningún caso el uso de la fuerza irá más allá de lo
estrictamente necesario y deberá ser proporcional a la amenaza y a la situación
concreta.
·
ACON SECURITY LTDA
requerirá de su personal que no utilice armas de fuego contra las personas
salvo en caso de defensa propia o en caso de defensa de terceros frente a una
amenaza de muerte o de lesiones graves inminentes, o para prevenir la comisión
de un delito especialmente grave que implique un peligro para la vida de una
persona.
·
En la medida en que
el personal esté formalmente autorizado a asistir en el ejercicio de la
autoridad a los agentes del orden de un Estado, ACON SECURITY LTDA exigirá que
su uso de la fuerza o de las armas cumpla con todas las obligaciones nacionales
e internacionales que sean aplicables a los miembros del cuerpo de seguridad de
ese Estado y, como mínimo, con las normas previstas por los Principios Básicos
sobre el Empleo de la Fuerza y de Armas de Fuego de las Naciones Unidas por los
Funcionarios Responsables del Cumplimiento de la Ley. (1990).
3.4
La Prohibición de la Tortura u
otros Tratos o Penas Crueles, Inhumanos o Degradantes.
ACON SECURITY LTDA no participará, y requerirá de su
personal que no participe, en actos de tortura u otros tratos o penas crueles,
inhumanos o degradantes. Para evitar dudas, la tortura y otros tratos o penas
crueles, inhumanos o degradantes a los que se refiere este apartado incluyen
las conductas de una entidad privada que serían consideradas como un acto de
tortura y otros tratos o castigos crueles, inhumanos o degradantes si fueran
infligidos por un funcionario público.
3.5
La Explotación Sexual y el
Abuso o la Violencia de Género
ACON SECURITY LTDA no se beneficiará, ni permitirán que
su personal participe o se beneficie de la explotación sexual (incluyendo, a
estos efectos, la prostitución) y el abuso, violencia o delitos de género, ya
sea dentro de la empresa o públicamente, incluyendo la violación, el acoso
sexual, o cualquier otra forma de abuso o violencia sexual. Las empresas
firmantes permanecerán alertas, y exigirán de su personal que permanezca alerta
ante todos los supuestos de violencia sexual o de género y, en el caso de que
se tenga conocimiento de ellos, procederán a denunciarlos ante las autoridades
competentes.
3.6
La Trata de Seres Humanos
ACON SECURITY LTDA no participará en la trata de seres
humanos y requerirán de su personal que no participe en la trata de seres
humanos. Las empresas firmantes permanecerán alertas, y exigirán de su personal
que permanezca alerta ante todos los supuestos de trata de seres humanos y, en
el caso de que se tenga conocimiento de ellos, los denunciarán a las
autoridades competentes. A los efectos de éste Código, la trata de seres
humanos es la captación, acogida, transporte, entrega u obtención de una
persona para (1) un acto de comercio sexual inducido por la fuerza, el fraude o
la coerción, o en el que la persona obligada a realizar dicho acto no haya cumplido
los 18 años de edad; o (2) los trabajos o servicios o, a través del uso de la
fuerza, el fraude o la coerción, con el propósito de someter a la persona a
servidumbre involuntaria, a servidumbre por deudas o a la esclavitud.
3.7
La Prohibición de la Esclavitud
y el Trabajo Forzado
ACON SECURITY LTDA no utilizará la esclavitud, el trabajo
forzoso u obligatorio ni serán cómplices de cualquier otra entidad que haga uso
de este tipo de trabajo.
3.8
La Prohibición de las Peores
Formas de Trabajo Infantil.
ACON SECURITY respetará los derechos de los niños (toda
persona menor de 18 años) que han de ser protegidos de las peores formas de
trabajo infantil, incluyendo:
a)
Todas las formas de
esclavitud o prácticas análogas a la esclavitud, como la venta y el tráfico de
niños, la servidumbre y la servidumbre por deudas, el trabajo forzoso u
obligatorio, incluyendo el reclutamiento forzoso u obligatorio de niños para
utilizarlos en la prestación de servicios armados;
b)
El uso, proxenetismo u
ofrecimiento de niños para la prostitución, la producción de pornografía o de
actuaciones pornográficas;
c)
El uso, proxenetismo u
ofrecimiento de niños para actividades ilícitas, en particular para la
producción y el tráfico de drogas;
d)
El trabajo que, por su
naturaleza o las circunstancias en las que se lleva a cabo, es susceptible de
ser pernicioso para la salud, la seguridad o la moral de los niños.
ACON SECURITY LTDA denunciará, y exigirá a su personal
que denuncie ante las autoridades competentes la existencia de cualquier supuesto
mencionado entre las actividades citadas anteriormente del que tuvieran
conocimiento o una sospecha razonable.
4.
PRINCIPIOS
DEL PACTO MUNDIAL
Para la organización es importante cumplir principios
fundamentales establecidos a nivel mundial, por ello relaciona en este Manual
los diez principios del Pacto Mundial.
Estos Principios del Pacto Mundial están basados en Declaraciones y
Convenciones Universales aplicadas en cuatro áreas: Derechos Humanos, Medio
Ambiente, Estándares Laborales y Anticorrupción.
4.1
Derechos Humanos
Principio 1: las Empresas deben apoyar y respetar la protección de los
derechos humanos fundamentales reconocidos universalmente, dentro de su ámbito
de influencia.
Principio 2: las Empresas deben asegurarse de que sus empleados no son
cómplices de la vulneración de los derechos humanos.
Principio 3: las Empresas deben promover a sus trabajadores el respeto por
los derechos de las personas, la desigualdad, la no discriminación a grupos
LGTB y la actuación en caso de violencia de género.
4.2
Estándares Laborales
Principio 4: las empresas deben apoyar la libertad de Asociación y el
reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva.
Principio 5: las Empresas deben apoyar la eliminación de toda forma de
trabajo forzoso o realizado bajo coacción.
Principio 6: las Empresas deben apoyar la erradicación del trabajo
infantil.
Principio 7: las Empresas deben apoyar la abolición de las prácticas de
discriminación en el empleo y ocupación.
4.3
Medio Ambiente
Principio 8: las Empresas deberán mantener un enfoque preventivo que
favorezca el medio ambiente.
Principio 9: las empresas deben fomentar las iniciativas que promuevan una
mayor responsabilidad ambiental.
Principio 10: las Empresas deben favorecer el desarrollo y la difusión de
las tecnologías respetuosas con el medio ambiente.
4.4
Anticorrupción
Principio 11: las Empresas deben trabajar en contra de la corrupción en
todas sus formas, incluidas la extorsión y el soborno.
5.
COMPROMISO
CORPORATIVO
5.1
Con el Medio ambiente
ACON SECURITY LTDA., está comprometido a un
manejo ambiental sano. Es la intención de ACON
SECURITY LTDA., conducirse en asocio con el medio ambiente y la comunidad
en general como una entidad responsable y cuidadosa. ACON SECURITY LTDA., está comprometido a manejar todas las fases de
su negocio de manera que minimice cualquier efecto adverso de sus operaciones
sobre el medio ambiente.
5.2
Con la Salud y seguridad
ACON SECURITY LTDA., está comprometido a
proporcionar un lugar de trabajo saludable y seguro en cumplimiento de las
leyes, normas y regulaciones aplicables. Los empleados deben estar al tanto de
los aspectos y las políticas de seguridad que afecten su trabajo, a otros
empleados y a la comunidad en general. Los jefes de proceso, al tener conocimiento
de cualquier circunstancia que afecte la salud y seguridad del lugar de trabajo
o de la comunidad, deben actuar inmediatamente para ocuparse de la situación.
Los empleados deben avisar inmediatamente a sus gerentes sobre cualquier lesión
que ocurra en el lugar de trabajo o cualquier circunstancia que presente una
situación peligrosa para ellos, otros compañeros de trabajo o la comunidad en
general, de manera que pueda tomarse una oportuna acción correctiva
6. CONDUCTAS NO PERMITIDAS
6.1
Acoso sexual
El acoso sexual es ilegal y está prohibido a todos los
empleados, directivos y miembros de junta directiva de ACON SECURITY LTDA., involucrarse en cualquier comportamiento de
acoso sexual. El acoso sexual significa conducta sexual inapropiada, ya sea
visual, verbal o física, y puede incluir, entre otros, avances sexuales no
deseados, contacto no deseado y contacto sugestivo, lenguaje de naturaleza
sexual, contar chistes sexuales, insinuaciones, sugerencias, miradas sugestivas
y exhibición de materiales visuales sexualmente sugestivos.
6.2
Abuso de sustancias
ACON SECURITY LTDA., está comprometido a
mantener un ambiente de trabajo seguro y saludable, libre del abuso de
sustancias. Se espera que los empleados, directivos y miembros de junta
directiva de ACON SECURITY LTDA., cumplan
con sus responsabilidades de manera profesional y, en la medida en que el
desempeño del trabajo o el juicio puedan verse perjudicados, estén libres de
los efectos de drogas y/o alcohol. (CERO TOLERANCIA)
6.3
Violencia en el lugar de trabajo
El lugar de trabajo debe estar libre de comportamiento
violento. Las amenazas, intimidaciones o el comportamiento agresivo, así como
el amedrentamiento o someter al ridículo u otros comportamientos similares
hacia los compañeros de trabajo u otros en el lugar de trabajo no serán
tolerados.
6.4
Discriminación a grupos LGTB
ACON SECURITY LTDA., promueve el buen trato y el respeto a los grupos LGTB, y la aceptación de
la diversidad sexual y se contrapone con los patrones culturales patriarcales y
homofóbicos, rechazando la desigualdad, para evitar afectar la calidad de vida
de los mismos.
7.
INFORMACIÓN
DE INQUIETUDES Y RECIBO DE ASESORÍA
Sea proactivo: Se
insta a todo trabajador o contratista a actuar en forma proactiva haciendo
preguntas, buscando guía y reportando las sospechas de violaciones del Código y
otras políticas y procedimientos de la Compañía, así como cualquier violación o
sospecha de violación de una ley, norma o regulación aplicable, que surja en la
realización de negocios de la Compañía o que ocurra en propiedades de la
Compañía. Si algún empleado cree que hay acciones que han tenido lugar, o están
sucediendo, o están por suceder, que sean violatorias o potencialmente
violatorias del Código, está obligado a llevar el asunto a la atención de la
Compañía.
Busque Guía: El mejor punto de partida para un
directivo o empleado que busque asesoría sobre asuntos relacionados con la
ética o el reporte de violaciones potenciales del Código generalmente será su
supervisor. Sin embargo, si la conducta en cuestión involucra a su supervisor,
si el empleado ha reportado la conducta en cuestión a su supervisor y no cree
que ésta la haya manejado apropiadamente, o si el directivo o empleado no
considera que puede discutir el asunto con su supervisor, el empleado puede
llevar el asunto al área de Gestión humana.
Alternativas de comunicación: Todo directivo o
empleado puede comunicarse con la Gerencia Administrativa o el Presidente del
Comité de Convivencia, mediante cualquiera de las siguientes formas: Por
escrito (lo que puede hacerse en forma anónima según lo estipulado más adelante
bajo “Informe; anonimato”), correo electrónico, fax, o teléfono. Cualquier
inquietud o pregunta relacionada con violaciones potenciales del Código,
cualquier otra política o procedimiento de la compañía, o leyes, normas o
regulaciones aplicables.
Los empleados no deben usar estos canales de información
de mala fe o de forma falsa o frívola.
Casos de Anonimato: Al reportar sospechas
de violaciones del Código, la Compañía prefiere que los directivos y empleados
se identifiquen con el fin de facilitar a la Compañía tomar medidas apropiadas
para ocuparse del informe, incluida la realización de cualquier investigación
apropiada. Sin embargo, la Compañía también reconoce que algunas personas
pueden sentirse más cómodas reportando una supuesta violación en forma anónima.
Si un funcionario o empleado desea permanecer anónimo,
puede hacerlo y la Compañía hará los esfuerzos razonables para proteger la
confidencialidad de la persona que hace el informe, con sujeción a la ley,
norma o regulación aplicable, o a cualquier proceso legal aplicable. Sin
embargo, en caso de que el informe sea hecho en forma anónima, la Compañía puede
no tener suficiente información para averiguar, investigar o evaluar las
argumentaciones. Así las cosas, las personas que hagan reportes anónimos deben
proporcionar tanto detalle como sea razonablemente necesario para permitir a la
Compañía evaluar los asuntos contenidos en el informe anónimo y, si es
apropiado, comenzar y adelantar una investigación apropiada.
No retaliación: La organización expresamente
prohíbe cualquier retaliación contra cualquier empleado o contratista que,
actuando de buena fe, reporte una sospecha de mala conducta. Toda persona que
participe en alguna retaliación estará sujeta a acción disciplinaria, incluida
la terminación del servicio
8.
TOMA
DE DECISIONES
En el día a día nos enfrentamos a la toma de decisiones
que en algunos casos pueden generarnos dudas con relación a las conductas
éticas a las que estamos obligados. Cuando se presente una situación que ponga
en duda el cumplimiento alguna conducta ética, es importante tener en cuenta
los siguientes pasos:
1. Identifique el problema, el hecho o la decisión:
• ¿Cómo se siente en relación a la
solicitud que se le está haciendo?
• ¿Tiene la percepción de que es
algo incorrecto?
• ¿Duda que esté en el marco de la
ley?
• ¿Pone en riesgo la reputación de
inelectra, del cliente o la suya?
• ¿Tiene dudas de que su decisión
está en el marco de la ética?
2. Evalúe las acciones antes de llevarlas a cabo:
• Trate de contextualizar y definir
en todas sus dimensiones el problema
• Trate de aclarar por qué le genera
dudas
• Evalúe las opciones y sus
consecuencias
• Analice los posibles afectados
ante la decisión que va a tomar
• Consulte su
decisión
3. Tome la decisión:
• Revise las normas y procedimientos de La organización
• Aplique los valores de La organización
• Evalúe los riesgos
• Comunique su decisión razonada y con fundamentos
• Reflexione sobre el aprendizaje
Preguntas que ayudan a tomar decisiones éticas:
• ¿Va en contra de algunas de las normas o procedimientos
de La organización?
• ¿Por qué me incomoda el planteamiento?
• ¿Es contra la ley?
• ¿Es ético?
• ¿Es razonable?
• ¿Hay opciones que no impliquen un conflicto ético?
• ¿Cómo afecta esto a mi reputación, a la de La
organización?
• ¿Cómo se vería esto en los periódicos, en la radio o en
la TV?
• ¿Me avergüenza esta decisión?
• ¿Qué pensaría mi familia de esto?
• ¿Quiénes se verán afectados?
• ¿Qué pensaría yo de una persona que actuara de esta
manera?
9.
ADMINISTRACIÓN
DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
La administración del Código de Ética estará a cargo del
Comité de Convivencia laboral de La organización que tendrá como función
fundamental apoyar a los colaboradores de la empresa en la resolución de los
dilemas éticos a los que puedan enfrentarse durante el desempeño de sus
labores.
9.1
Objetivos del comité de convivencia
·
Promover la aplicación
de las conductas asociadas que se describen en este código.
·
Servir como órgano de
consulta.
·
Canalizar casos a la
instancia apropiada.
·
Revisar las consultas y
aclaratorias realizadas por los empleados y darles respuesta oportuna.
·
Promover la
actualización de las normas que componen el Código de Ética.
·
Promover actividades
para mejora del clima laboral y el bienestar de los trabajadores
9.2
Integrantes del Comité de Convivencia
Este comité está integrado por representantes de la
empresa y representantes de los trabajadores, de acuerdo a la votación del
personal.
El Comité de Convivencia podrá actuar por propia
iniciativa, a instancia de cualquier empleado debidamente identificado y,
excepcionalmente, mediante denuncia anónima del empleado realizada de buena fe.
A tal fin, las comunicaciones realizadas bajo el presente código, bien sean
denuncias de incumplimiento o consultas relativas a la interpretación o
aplicación del mismo,
9.3
Funciones básicas del Comité:
·
La difusión interna del
Código entre todo el personal de la organización
·
La recepción de todo
tipo de escritos, relacionados con la aplicación del Código.
·
La tramitación de
expedientes, relacionados con la aplicación del Código, hasta dictar
resolución.
·
La interpretación de las
dudas que plantee la aplicación del Código. En el ejercicio de sus funciones.
9.4
El Comité de Ética garantizará:
·
La confidencialidad de
todos los datos y antecedentes manejados y de las actuaciones llevadas a cabo,
salvo que por ley o requerimiento judicial proceda la remisión de información.
·
El análisis exhaustivo
de cualquier dato, información o documento con base a los cuales se promueva su
actuación.
·
La instrucción de un
procedimiento adecuado a las circunstancias del caso, en el que actuará siempre
con independencia y pleno respeto del derecho de audiencia y de la presunción
de inocencia de cualquier persona afectada.
·
La no afectación de
cualquier empleado como consecuencia de la presentación de instancias o
denuncias al Comité.
·
Las decisiones del
Comité, tendrán carácter vinculante para la empresa y para el empleado.
10.
MANEJO DE LA INFORMACIÓN PRIVILEGIADA
Los siguientes son los principios de confidencialidad en la Conducta de
los Directivos, asociados y consultores:
1.
Abstenerse de revelar
y entregar injustificadamente aquella
información de la que
tengan o lleguen
a tener conocimiento de ACON SECURITY LTDA, de los asociados y de los usuarios. Así mismo abstenerse de revelar información de la cual
se tenga conocimiento en virtud del
cargo que se desempeña con el fin
de utilizarla en su propio
beneficio o en el de un tercero.
2.
Mantener la reserva de la información en los sitios
de trabajo, en el hogar,
en compromisos sociales y en lugares públicos, evitando hacer comentarios que puedan perjudicar los intereses de ACON SECURITY LTDA, de sus directivos, empleados o de sus asociados.
3.
Mantener en reserva
y bajo su responsabilidad todas
las claves y/o códigos de acceso a los sistemas de ACON SECURITY LTDA que le sean
asignados.
4.
Abstenerse de abrir
correspondencia confidencial que
no esté dirigida
a ellos.
5.
Informar los hechos delictivos a las autoridades judiciales y suministrar la información que sea requerida por
las correspondientes autoridades.
De manera particular, se
entienden prohibidas las siguientes prácticas:
1.
Actuar injustificadamente en detrimento de los intereses de ACON SECURITY LTDA, sus asociados y usuarios.
2.
Adoptar decisiones en las que se contraríen las disposiciones legales, las emanadas de las autoridades que Ejercen intervención,
inspección o vigilancia, las
políticas o las disposiciones reglamentarias de ACON
SECURITY LTDA.
3.
Utilizar en los equipos
de cómputo de ACON SECURITY LTDA software que no haya sido adquirido legalmente por la
institución o realizar cualquier otra conducta
violatoria de los derechos de propiedad intelectual.
4.
Incurrir en actos u omisiones que contraríen el espíritu del presente Código, así como las Reglas
de Conducta en él consignadas.
11.
PREVENCIÓN, CONTROL Y DETECCIÓN DE ACTIVIDADES ILÍCITAS
Dentro del desarrollo propio de su actividad, ACON
SECURITY LTDA., a través de sus operaciones puede ser utilizada
como vehículo facilitador de operaciones
ilícitas.
En tal sentido,
sus directivos, Asesores,
asociados y personas que directa o indirectamente
presten sus servicios, deberán observar una conducta excepcionalmente diligente
para conjurar este riesgo. Por lo anterior,
deberán observar las reglas
de conducta respecto
de los mecanismos de prevención de actividades delictivas contenidas en la normativa legal y la interna.
12.
CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y DEMÁS DISPOSICIONES
El personal administrativo, asociados, Asesores,
contratistas de ACON SECURITY LTDA, deberán
ajustarse estrictamente, en el ejercicio de sus funciones, a las siguientes normas de conducta:
1.
El
ejercicio de las funciones que a las diversas instancias directivas, administrativas y de gestión
de ACON
SECURITY LTDA les corresponde, se deberá ceñir estrictamente a las disposiciones legales. Igualmente, se deberán acatar
los estatutos y las disposiciones reglamentarias emitidas por ACON SECURITY LTDA.
2.
Compete a todas las instancias de ACON SECURITY LTDA colaborar de manera permanente, oportuna,
suficiente y eficiente, con las autoridades administrativas y judiciales, en el
cumplimiento de las funciones a éstas asignadas en normas De carácter
constitucional, legal y reglamentario. Esta obligación de manera particular se
refiere a la información que periódica o esporádicamente debe ser remitida a
las autoridades y a la que oficiosamente deba ser conocida por éstas.
12.1
CONFLICTOS DE INTERÉS
Para efectos de la aplicación del presente Código de Conducta, se entiende como conflicto de
interés la situación en que se coloca un directivo, asociado, asesor,
consultor, contratista de ACON
SECURITY LTDA, en el momento
previo a la toma de una
decisión en ejercicio de sus funciones, frente a cualquier persona natural o jurídica,
respecto de la cual existen vínculos de contenido económico, o de relación,
que podrían afectarle
la objetividad e imparcialidad
indispensables para la adecuada toma
de la decisión respectiva.
El conflicto de interés genera
una situación que, por las razones antes expuestas,
puede alterar la objetividad en la adopción de alguna
determinación. En consecuencia, habrá conflicto de interés siempre
que concurran los elementos de la definición consignada en el presente Código.
De conformidad con las disposiciones legales, el personal
que conforma la gerencia de la compañía debe obrar
de buena fe, con lealtad
y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de ACON
SECURITY LTDA, teniendo en cuenta
los intereses de sus asociados.
En cumplimiento de su función,
los directivos deberán,
entre otras acciones:
1.
Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de ACON SECURITY LTDA.
2.
Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada.
3.
Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés
personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con ACON SECURITY LTDA o actos respecto de los cuales
exista conflicto de interés.
4.
Evitar
cualquier situación que pueda involucrar un conflicto entre los intereses personales y los de ACON SECURITY LTDA en tratos con actuales o potenciales
asociados, proveedores, contratistas y competidores y actuar por el beneficio de ACON
SECURITY LTDA excluyendo cualquier beneficio personal.
5.
Informar con oportunidad cualquier situación que pueda
involucrar algún conflicto de
interés por arreglos o circunstancias, incluyendo relaciones familiares o
personales, que puedan evitar que se actúe única y exclusivamente por el interés de ACON SECURITY LTDA.
Con el objeto
de evitar la ocurrencia de situaciones de conflicto de interés, los directivos,
asesores, contratistas, asociados de ACON SECURITY LTDA deberán:
1.
Obrar
equitativamente, sin
considerar beneficios personales o de terceros.
2.
Prestar los servicios contratados sin esperar
retribución alguna diferente a la pactada.
3.
Atender con amabilidad, moderación y prudencia las inquietudes y reclamos
de los asociados.
4.
Explicarle a los asociados la forma como
opera cada uno
de los servicios, informándoles las posibilidades que tiene ACON
SECURITY LTDA de atender
sus compromisos y la variación de los términos
de la relación contractual.
5.
Abstenerse de colocarse en situaciones en las cuales sus intereses personales, entran en conflicto en sus relaciones con ACON SECURITY LTDA.
6.
Abstenerse de otorgar rebajas, descuentos, disminuciones o
exenciones de tarifas o tasas, fundados
en razones de amistad o parentesco.
7.
Someter
la realización de la operación a la aprobación de instancias superiores, cuando existan
situaciones que pudieran
generar un conflicto de interés.
Los siguientes son los mecanismos que los directivos, administradores, asociados deberán
utilizar para afrontar situaciones que generan, real o potencialmente conflictos de interés, dependiendo de las circunstancias para cada caso.
1.
Revelar la situación generadora del conflicto al directamente interesado. Este mecanismo se utilizará siempre
y cuando la Ley lo permita, en razón del
carácter imperativo de las normas:
En el evento que ACON
SECURITY LTDA se encuentre frente a una situación
generadora de conflicto
de interés, se recomienda
comunicarle
a sus asociados y usuarios
interesados los hechos
que generan su presencia.
2.
Abstenerse de realizar la operación: ACON
SECURITY LTDA deberá evitar
la generación de situaciones de conflictos de interés
absteniéndose de realizar cualquier operación
utilizando información privilegiada, de suministrar a un tercero información que no tenga derecho a recibirla o de aconsejar la realización de una operación con base en información privilegiada.
Cuando cualquier directivo, administrador o de ACON SECURITY LTDA, se encuentre en una situación, que,
de acuerdo con los parámetros establecidos en el presente Código, constituya un conflicto de interés, deberá hacerlo
saber inmediatamente a la instancia competente y en todo caso se abstendrá de
participar en la toma de la decisión
correspondiente.
Se establece el siguiente procedimiento que cada directivo, asociados,
asesor o contratista deberá seguir en aquellas situaciones que pudieren
configurar conflicto de interés.
1.
Analizar la operación en conjunto con las normas
legales que la rigen y los
manuales y procedimientos de ACON
SECURITY LTDA
2.
Si persiste
la duda someter
a consideración del superior inmediato
u otra jerarquía la calificación de la operación.
3.
Comunicarlo de inmediato a cualquier superior jerárquico, sin que ello
dé derecho a recibir dineros
o remuneraciones adicionales a los que ACON SECURITY LTDA
se obligó a pagar,
ni exime la responsabilidad al sobre las
consecuencias causadas por
su aviso inoportuno.
Todo tiene un alto grado de responsabilidad no solo en los que
se compromete con su firma al autorizar o certificar, sino también en
todo aquello
que presenta y recomienda ante un ente superior para su aprobación o ratificación.
13.
SUPERVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA
El presente Código de Conducta está dirigido a las personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a ACON SECURITY
LTDA., con cualquier tipo de vinculación, ya sea con contrato
de carácter laboral
o por contrato de prestación de servicios.
Las personas responsables de infracciones a este Código,
serán sancionadas de acuerdo con las previsiones contenidas en la Ley, en concordancia con el contrato de trabajo, el reglamento interno
de trabajo y las demás
disposiciones aplicables.
14.
PRINCIPIOS
El personal administrativo, asociados, Asesores,
Consultores, contratistas, en adelante, actuarán siempre
de buena fe y en forma transparente ante las autoridades, los asociados y usuarios, respetando la ley y la
ética, con el fin de evitar que su conducta sea la ocasión
para la indebida utilización de ACON SECURITY LTDA., en actividades ilícitas de cualquier naturaleza.
La actuación de las personas
sometidas a este
código está íntimamente ligada con la confianza depositada en ellas
y por lo tanto deberá
enmarcarse dentro de los
siguientes principios:
1.
Honestidad: Implica rectitud en el pensar y actuar, desde
el punto de vista personal y laboral.
2.
Integridad: Actitud y comportamiento coherente entre lo que se piensa, se dice y se actúa.
3.
Confidencialidad: responde a la confianza depositada y a la prudencia de la información.
4.
Responsabilidad: es la virtud que
permite enfrentar y rendir cuenta
de todos los actos,
asumiendo las consecuencias de ellos.
5.
Sentido de pertenencia: compromiso con las políticas, principios y objetivos institucionales.
6.
Lealtad: fidelidad,
enmarcada en los
valores y principios de la institución.
7.
Diligencia: ejercicio de sus funciones de manera eficaz
y oportuna, buscando cumplir adecuadamente los propósitos
empresariales de ACON SECURITY LTDA y
atendiendo
oportunamente las necesidades y expectativas de los asociados y usuarios.
8.
Transparencia: actuación de manera clara frente al mercado, los usuarios y los asociados.
9.
Equidad: tratamiento objetivo
e imparcial a los asociados durante la vinculación y la posterior prestación
del servicio, evitando tratamientos injustificadamente diferenciales
15. CONTROL DE EMISIONES
|
ELABORÓ: |
REVISÓ: |
APROBÓ: |
|
Nombre: Rocío Rodríguez Cargo: Director Sistemas de Gestión Fecha: 02/01/2020 |
Nombre: Mauricio Alarcón Cargo: Gerente Administrativo Fecha: 02/01/2020 |
Nombre: Carlos Alberto López Gerente General Fecha: 02/01/2020 |
16. CONTROL DE CAMBIOS
|
VERSIÓN: |
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: |
FECHA: |
|
01 |
Creación del
documento |
06/03/2018 |
|
02 |
Actualización
parámetros normativos |
02/01/2020 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Aprobado por: Carlos Alberto López Castaño
Representante Legal
